Audit initial, surveillance, renouvellement… Comprendre le cycle de certification Qualiopi !

Vous avez décidé de vous lancer dans l’aventure Qualiopi ? Félicitations ! C’est un gage de qualité indéniable pour votre organisme de formation.

Mais avant de plonger tête baissée dans le Référentiel National Qualité (RNQ), prenons un instant pour regarder ensemble ce qui vous attend.

Contrairement à ce que l'on imagine, Qualiopi n'est pas une certification que l’on obtient en "one-shot". C’est un cycle vivant de 3 ans.

Chez CCTA Certification, on aime rendre les choses claires : voici les étapes clés qui vont rythmer la vie de votre structure.

Etape 1 - L’audit initial : votre point de départ.

L'audit initial constitue la première étape du cycle. Il a pour objet de vérifier la conformité de l'organisme de formation au Référentiel National Qualité (RNQ).

“La certification qualité a été délivrée au titre de la ou les catégories d’actions suivantes :
• Le principe : L'auditeur évalue les éléments de preuve fournis par l'organisme pour chaque indicateur applicable.
• Le résultat : En cas de décision positive, la certification est délivrée pour une durée de 3 ans.

Etape 2 - L’audit de surveillance : gardez le cap !

Conformément à la réglementation, la certification impose un audit intermédiaire, appelé audit de surveillance.

• 📅 Le calendrier : Cet audit doit obligatoirement être réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d'obtention de la certification initiale.
• L'objet : Il permet de vérifier que le référentiel est toujours appliqué et que les éventuelles non-conformités identifiées lors de l'audit précédent ont été résorbées.

Etape 3 - L’audit de renouvellement : c’est reparti pour un tour !

Votre certificat arrive proche de la fin de votre cycle de 3 ans (eh oui ça passe vite !), une procédure de renouvellement doit être engagée avant la fin de validité du certificat.

• 📅 Le calendrier : L'audit de renouvellement doit être programmé 4 à 5 mois avant la date d'échéance du certificat.
• La finalité : Une décision de renouvellement positive permet d'enclencher un nouveau cycle de 3 ans, assurant ainsi la continuité de la certification Qualiopi.

Et après l’audit de renouvellement ?

Plusieurs organismes pensent qu’une fois l’audit de renouvellement passé avec succès, leur cycle repart automatiquement pour 3 ans.

Spoiler alert : Après votre audit de renouvellement, un audit de surveillance vient au cœur du second cycle.

📅 Entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’audit de renouvellement, vous devez impérativement passer un audit de surveillance.

Pourquoi ?
Parce qu’il permet de vérifier que vos pratiques qualité ne se sont pas essoufflées et qu’elles sont toujours appliquées au quotidien.

Visualisez votre parcours : Le schéma du cycle Qualiopi

Pour y voir plus clair, voici un résumé visuel de ce qui vous attend :

Une règle d’or à suivre : L’anticipation

Afin d’éviter toute erreur de planification d’audit, le plus simple c’est d’anticiper !

Pour nos clients CCTA Certification : notre équipe vous contacte directement afin d’anticiper la planification de vos audits en toute sérénité. Car, on sait qu’en étant plongé dans son activité, Qualiopi peut passer en second plan, alors on est là pour éviter ça 😉

💡 N’attendez pas d’être à l’échéance pour vous replonger dans vos dossiers. La surveillance se prépare dès le lendemain du renouvellement en maintenant vos preuves à jour.

Rédaction : Lola Schwartz (chargée de communication – en alternance) Relecture : Jennifer Quenehen (directrice CCTA Certification)